Verslag Algemene Leden Vergadering W.V. Schijndel, gehouden op 25 februari 2013

Aanwezig: 32 leden
Mw. I. de Kort (voorzitster); H. Mutsaars (penningmeester), T. Korsten (secretaris), A. van Heertum (bestuur), W. Lathouwers(bestuur), A. Rijkers (bestuur), Mw. C. Uptegrove, Mw. P. Hanegraaf, Mw. R. Lathouwers, T. Langen, W. vd Boogaard, T. Broeren, R. v. Rijsingen, M. Smits, M. vd Heijden, M. Spierings, L. Vissers, J. Vissers, H. den Otter, L. den Otter, T. den Otter, L. Bruijstens, G. Spierings, H van de Loo, J. de Beer, F. Lathouwers, E. Lathouwers, H. Kocken, C. Pril, M. de Bekker, W. van Roosmalen en A. Eijkemans. 

Afwezig met bericht van verhindering: 7 leden
E. de Kok, A. Ketelaars, R. Klomp, A. v. Heertum, Koen de Kort, M. Teunissen en G. v. Alebeek. 

Agenda

1.     Opening
De voorzitter heet de aanwezigen hartelijk welkom geeft namens het voltallige bestuur te kennen bijzonder blij en verrast te zijn dat er zoveel leden dit jaar naar de Algemene Ledenvergadering zijn gekomen. Dit geeft extra voldoening aan het vele werk dat het bestuur het hele jaar door verricht. Vervolgens opent zij de vergadering en stelt de navolgende punten aan de orde.

2.     Notulen Algemene Leden Vergadering d.d. 27 februari 2012.
De leden hebben zoals gebruikelijk het verslag door kunnen nemen op de website van de vereniging. Er zijn geen op- of aanmerkingen ingebracht door de leden.
Het verslag wordt met algehele stemmen goed gekeurd. De voorzitter dankt de secretaris voor het verslag en geeft een korte uiteenzetting over het afgelopen jaar. 
Het bestuur stemt in met het verzoek om het verslag volgend jaar toch mee te sturen met de uitnodiging voor deze vergadering.

3.     Jaarverslag penningmeester
Het door de penningmeester opgestelde jaarverslag wordt aan de aanwezigen uitgereikt. Vervolgens geeft de penningmeester een uitvoerige uitleg over de financiële administratie en de financiële situatie van WVS. Voor toelichting, zie bijlage 1.
Bestuur en leden danken Henk voor het verslag en uitleg en zijn inbreng tijdens het afgelopen seizoen.

4.     Verslag kascommissie
De kascommissie heeft in de personen van Hans Kocken en Hans van de Loo de financiële administratie onderzocht. De heer Kocken heeft de bevindingen samengevat in een lied en geeft in een mooie voordracht uitgebreid verslag van de uitgevoerde kascontrole en complimenteert de penningmeester voor de correcte administratie en verleent hem namens de kascommissie decharge. 
De voorzitter dankt de leden van de commissie voor de uitvoering van de kascontrole en de verslaglegging.

5.     Benoeming kascommissie     
Hans Kocken is bereid ook in 2012 in de kascommissie deel te blijven nemen. Johan de Beer verklaart zich bereid om de open gevallen plaats van Hans van de Loo in te nemen. Beiden worden unaniem benoemd als lid van de kascommissie.

6.     Verslag wedstrijdsecretaris
De specifieke ledenadministratie wordt uitgevoerd door Ria Lathouwers en Willy verzorgt alle overige zaken m.b.t. wedstrijdsecretariaat. Willy geeft een uitgebreide toelichting op het door hem opgestelde jaarverslag waarin o.a. aan de orde komen: wedstrijdprogramma; trainingsprogramma; ledental en ledenmutaties; licenties; contributie; evenementen en activiteiten; KNWU en internet. Bestuur en aanwezige leden zijn vol lof over het door Willy opgestelde verslag. Het verslag zal op de website worden gepubliceerd.

•     Er zijn dit seizoen 37 leden gestopt met daarbij de nodige perikelen over niet tijdige afmeldingen enzovoorts. WVS telt momenteel 247 leden inclusief kader.
•     In 2013 wil het bestuur wel een wijziging doorvoeren m.b.t. opzegging lidmaatschap. Volgens de statuten dient een lid het lidmaatschap 4 weken voor het einde van het jaar officieel op te zeggen. In verband met licentieaanvragen en verwerkingen bij de KNWU zal hier vanaf 2013 strikt de hand aan worden gehouden.
•     Ten aanzien van de contributie verwerking wordt opgemerkt dat op de jaarlijkse contributie weinig respons is gekomen en ook op de diverse mails is weinig reactie ontvangen.
Dit jaar zal medio oktober een mail worden verstuurd om voor 1 december 2013 op te zeggen. Als dit niet is gebeurd zal op grond van artikel 5c van de statuten het lidmaatschap automatisch worden verlengd en zal in januari van het daaropvolgend jaar tot automatische incasso van de contributie worden overgegaan. Het contributiebedrag zal worden geïnd inclusief de kosten van een kopie licentie (voor de senioren) of de kosten een België kaart (voor de jeugd). Verder zullen dit jaar via de bank de IBAN no’s worden doorgevoerd.

7.     Bestuursverkiezing
Aftredend en herkiesbaar zijn: Ine de Kort en Willy Lathouwers. 
André Rijkers is aftredend en niet herkiesbaar. Mw. C. Uptegrove en Mw. P. Hanegraaf zijn bereid de bestuurstaken voor de jeugd over te nemen en worden door het bestuur voorgedragen voor deze functie.
Omdat er geen tegenkandidaten zijn aangemeld worden genoemde personen conform het Huishoudelijke Reglement herkozen dan wel benoemd.

8.     De Leemputbaan

Toi geeft een beknopte uitleg over de huidige situatie en verdeling van taken op de Leemputbaan.
Voor de totale Leemputbaan is de Stichting nog steeds actief. Zij huurt de accommodatie van de gemeente.

Thialf gebouw en wielerbaan
“Wij Liggen”is eigenaar van het gebouw en alle omliggende gronden zijn in eigendom van de gemeente.
Er is een beheerscommissie actief waarin 2 leden van Thialf zitting hebben en Toi en een van de overige bestuursleden namens WVS. 
Verder is er een werkgroep actief die de beheerstaken uitvoert, zoals onderhoud gebouw, maaien, snoeien, vegen baan, herstelwerkzaamheden enzovoorts.

De voorzitter en Antoine geven een uitgebreide informatie over de huidige situatie met betrekking tot het subsidieverzoek aan de Provincie voor uitbreiding van ons complex op de aanliggende weide. De gemeente heeft alle medewerking verleend aan het subsidieverzoek voor uitbreiding van ons parcours met een crossparcours op het aanliggende terrein, echter vanuit de Provincie is nog geen enkel positief bericht ontvangen. Het wachten is nu op een mogelijke uitspraak in de tweede trend.

9.     Rondvraag
•     Wouter van Roosmalen krijgt antwoord op zijn vragen over de kleding. Hij heeft met name problemen met de maatvoering van de leverancier.
Op zijn vraag over alternatie training in de winter waarbij men moet betalen voor spinning antwoord de penningmeester dat de Wielervereniging hier al een deel in bijdraagt en een deel door de leden zelf moet worden betaald. 
Verder vraagt Wouter of het mogelijk is om de contactavond die nu begin maart gepland staat te verplaatsen naar een datum aan het einde van het wegseizoen. Nu moeten diverse wegrenners eerder naar huis omdat ze de volgende dag moeten rijden. Bij verplaatsing zou dit eenzelfde probleem opleveren voor de veldrijders. Bovendien is de contactavond gebaseerd op aller verrichtingen van de leden over het afgelopen jaar. Verandering van datum levert nogal wat problemen maar het bestuur is bereid deze kwestie nog eens nader te bekijken.
•     Op de vraag van Thomas Langens waarom er geen trainingskamp is voor nieuwelingen/junioren antwoord het bestuur dat dit voorheen wel het geval was maar dat dit om budgettaire redenen niet meer haalbaar is. In plaats van het trainingskamp is er nu het weekend België waarin wedstrijden zijn opgenomen. Volledigheidshalve wordt verteld dat de jeugd voor deelname aan het jeugdkamp een eigen bijdrage betaald.
•     Wim van de Boogaard krijgt antwoord over zijn vraag over het parkeren op de Avanti terreinen bij de jeugdwedstrijden op Hemelvaartsdag. De verkeerssituatie is volledig gewijzigd. In 2013 wordt alles volledig afgesloten. autorijden per categorie. 
•     Hans Kocken krijgt uitleg op zijn vraag over de organisatie van de Ronde van Rooi. Doorgang van de Ronde van Rooi staat op de tocht vanwege financiële problemen m.b.t. sponsoren en van het minimaal aantal deelnemers. 
•     Luuk den Otter vraagt waarom er geen junioren rijden in de Ronde van Rooi. Bestuur antwoord dat er voor alle categorieën renners een wedstrijd wordt georganiseerd en dat dit voor de junioren tot uiting komt in de Ronde van Den Dungen.

11.     Sluiting

De voorzitter dankt iedereen voor hun aanwezigheid en inbreng tijdens deze vergadering en in het afgelopen seizoen. 

Zij wenst allen een sportief en succesvol nieuw wielerseizoen toe en sluit de vergadering.

Bijlage 1.

Toelichting Financieel verslag 2012 
Evenementen opbrengst stuk minder dan begroot, hier staat tegenover dat de organisatiekosten voor de evenementen ook lager uitviel totaal negatief € 2.382,20
Kleding verkoop draagt bij aan het positief resultaat.
Verder is het wedstrijdprogramma (alle categorieën) een positieve meevaller geweest: ruim € 3.500,00 minder als was begroot.
De andere inkomsten/uitgaven komen overeen met dat wat was begroot, op uitgavenpost 4902 materiaal/onderhoud na. Hier vallen de kosten van de Leemputtenbaan en het clubgebouw Thialf onder en gezien dat we voortaan zelf voor o.a. licht/water/onderhoudbaan en gebouw/ onroerend goed belasting en verzekeringen moet opdraaien zal dit voor de toekomst een post zijn die we goed in de gaten moeten houden.
Al met al een keurig positief resultaat voor 2012 maar gezien de crisis wordt 2013 een jaar waar we heel voorzichtig en zuinig moeten zijn en daar we met het laatste contractjaar bezig zijn voor onze hoofdsponsors kan het zo maar zijn dat we hier ook tegenvallers moeten gaan melden.
Indien de leden nog tips of sponsors weten houdt de penningmeester zich zeer aanbevolen.